Contractul ce urmează a fi atribuit are ca obiect achiziționarea serviciilor de audit financiar extern, respectiv auditarea tuturor activităților proiectului menționat, a înregistrărilor și a conturilor acestuia, conform legislației în vigoare și cerințelor finanțatorului, activitate obligatorie pentru proiectele finanțate prin fondurile structurale.
Rapoartele de audit trebuie să descrie scopul și procedurile agreate ale acestui contract în detalii suficiente astfel încât să permită Beneficiarului și Autorității de Management să înțeleagă natura și măsura procedurilor realizate de către furnizorul serviciilor de audit financiar extern.
Raportul privind constatările factuale pentru verificarea cheltuielilor efectuate în cadrul unui contract finanțat prin POIM trebuie să descrie scopul și procedurile agreate ale angajamentului, suficient de detaliat încât să permită Beneficiarului și Autorității de Management să înțeleagă natura și aria de cuprindere a auditului și opinia de audit.
Numărul rapoartelor de audit financiar solicitate este de 2 rapoarte, unul intermediar și unul final.
TERMENELE DE PRESTARE:
Auditorul va elabora și preda raportul intermediar de audit în termen de 10 zile lucrătoare de la emiterea comenzii și verificarea documentelor supuse auditării.
Raportul final auditează toată perioada de implementare a proiectului. Raportul final se va realiza Ia sfârșitul perioadei de implementare, înaintea datei de finalizare a proiectului. În cazul în care raportul final nu poate cuprinde auditarea tuturor cheltuielilor realizate și a cererilor de rambursare/plată, prestatorul va face un raport final revizuit care va include și cererea de rambursare finală.
Fiecare raport intermediar/final elaborat de către auditorul independent va fi însoțit și de o declarație pe propria răspundere a cestuia din care să rezulte că are calitatea de auditor financiar recunoscut de CAFR și o copie a carnetului de membru al CAFR vizat, cu menţiunea „activ”, cu mențiunea „conform cu originalul”.
Auditorul financiar se obligă să ofere suport beneficiarului până Ia data obținerii rambursării sumelor solicitate prin Cererile de rambursare, chiar dacă aceasta perioadă o depășește pe cea de implementare a proiectului.
Rapoartele de audit se vor preda de către Prestator in 2 exemplare originale, cu adresa de înaintare, precum si in format editabil si in format pdf. scanat, cu toate semnăturile și ștampilele necesare. Toată documentația aferentă proiectului, elaborată sub orice formă, este și va rămâne în proprietatea beneficiarului în timpul și după finalizarea activităților contractului. Prestatorul nu poate folosi sau dispune de această documentație fără un acord scris în prealabil emis de către beneficiar.
Locația de bază a contractului este sediul Consiliului Județean Vâlcea, localitatea Râmnicu Vâlcea, strada General Praporgescu, nr. 1, respectiv sediul Spitalului de Psihiatrie Drăgoești - localitatea Drăgoești, strada Spitalului nr. 1, județul Vâlcea.
Preţul cel mai scăzut dintre ofertele declarate admisibile.
Plata serviciilor de audit financiar extern se face în tranșe egale, aferente rapoartelor de audit elaborate de Prestator și recepționate de Achizitor, pe toată perioada de implementare a proiectului.
Plățile se vor face pe baza următoarelor documente obligatorii, în original:
- factura emisă de Prestatorul serviciilor de audit;
- raportul de audit.
Facturile se achită în termenul stabilit prin contract, în conformitate cu legislația specifică.
Toate rapoartele, datele, materialele realizate de Prestator în cadrul acestui contract vor constitui proprietatea Beneficiarului contractului.
Prestatorul trebuie să își definească organizarea și metodologia de implementare a contractului pe care le va prezenta în propunerea tehnică, pornind de Ia specificațiile prezentate în prezentul Caiet de Sarcini.
Cerințe generale:
Toate documentele proiectului și toate comunicările (scrise sau verbale) din cadrul proiectului vor avea loc numai în limba română. Toate aceste costuri vor fi incluse în tarifele expertului/experților din oferta financiară.
Acolo unde este cazul, Prestatorul va fi în întregime răspunzător pentru acoperirea cheltuielilor de transport și cazare pentru expert/experți și pentru toți ceilalți angajați ai săi, precum și pentru cheltuielile cu consumabilele necesare și echipamentele (hard și soft) pentru desfășurarea în bune condiții a activităților de audit.
Durata estimată a contractului de servicii de audit financiar este de 7 (șapte) luni, respectiv până la data de 31.10.2022.
Prestatorul va asigura serviciile de audit pe toată perioada de desfășurare a proiectului. În situația în care durata contractul de finanțare se modifică prin acte adiționale, durata contractului de servicii de audit se va modifica corespunzător, prin acte adiționale, fără modificarea prețului contractului.
Toate costurile legate de personalul administrativ și de suport vor fi suportate de către Prestator și incluse în prețul contractului.
Ofertele se vor posta în catalogul electronic SEAP, sub denumirea Servicii de auditare financiară a cheltuielilor corespunzătoare proiectului „Întărirea capacității Spitalului de Psihiatrie Drăgoești de gestionare a crizei sanitare COVID-19”, cu specificarea numărului atribuit de SEAP acestui anunț publicitar în cuprinsul descrierii achiziției.
Operatorul economic care intenționează să transmită o ofertă de preț în catalogul electronic, va notifica autoritatea contractantă cu privire la intenția sa, pe adresa de e-mail: [login pentru adresa] sau [login pentru adresa].
Ofertantul care postează în catalogul electronic SEAP oferta cu prețul cel mai scăzut, la solicitarea autorității contractante, va transmite următoarele documente:
• Formular de oferta care va cuprinde valoarea totală a ofertei de preț pentru fiecare din serviciile ce fac obiectul contractului (preț/ bucată și total);
• declarație conflict de interese;
• declarație privind însușirea prevederilor caietului de sarcini;
• prestatorul trebuie să își definească organizarea și metodologia de implementare a contractului pe care le va prezenta în propunerea tehnică, pornind de Ia specificațiile prezentate în prezentul Caiet de Sarcini.
• Personal minim solicitat: un auditor financiar autorizat. Prestatorul va face dovada că expertul care realizează activitatea de audit este autorizat conform procedurilor legale în domeniul auditului (carnet de membru al CAFR vizat). Beneficiarul va asigura spațiul la sediul Consiliului Județean Vâlcea sau, după caz, la sediul Spitalului de Psihiatrie Drăgoești, pentru întâlnirile organizate între Beneficiar și Prestator, în scopul derulării contractului, precum și pentru desfășurarea activității de verificare a documentelor necesare întocmirii Rapoartelor de audit. Prestatorul va realiza minimum 3 (trei vizite) la sediile Beneficiarului pentru verificarea documentelor originale aferente cheltuielilor realizate in cadrul proiectului. Întâlnirile vor fi realizate de comun acord, la o dată premergătoare elaborării și depunerii raportului de audit.
În vederea elaborării ofertei de preț, agenţii economici vor putea accesa și descărca fișierele caietului de sarcini, modelului de contract și declarației privind conflictul de interese de pe site-ul Consiliului Județean Vâlcea: www.cjvalcea.ro, secțiunea Documentații de atribuire și din SEAP.
Totodată, agenții economici interesați vor urmări pe site-ul menţionat, în cadrul documentaţiei aferente, eventualele răspunsuri la solicitările de clarificări.